Comment repérer les frais cachés et négocier le meilleur taux avec votre prestataire de paiement ?

Si vous êtes en train de solliciter des devis auprès de différents services marchands, vous vous êtes probablement rendu compte qu’il existe de nombreux tarifs différents. Vous commencerez peut-être aussi à avoir l’impression que les frais cachés font partie du jeu.

Après avoir appris comment fonctionne le processus de paiement, l’étape suivante consiste à décomposer la structure des coûts et des frais d’un fournisseur de paiement typique.

Poursuivez votre lecture pour découvrir les différents modèles de tarification, les divers frais cachés auxquels il faut faire attention, la façon dont ces frais affectent votre taux et la manière dont vous pouvez réduire le coût global du traitement des paiements pour votre restaurant.

• Comment un paiement est-il traité ?
• Modèles de tarification
• Frais négociables
• Frais cachés à surveiller
• Comment calculer le taux effectif et la majoration
• Changements opérationnels permettant de réduire les coûts

Comment un paiement est-il traité exactement ?

Voici les étapes à suivre pour traiter un paiement par carte, depuis le moment où la carte est glissée dans votre logiciel de caisse jusqu’à ce que le paiement atterrisse sur votre compte bancaire.

1. Le logiciel de caisse récupère les données de la carte de crédit et les envoie à un autre ordinateur appelé passerelle de paiement. Cet appareil crypte les données de la carte de crédit pour les sécuriser.
2. La passerelle envoie ensuite ces données à une société de traitement. Cette société communique avec les banques pour s’assurer que la carte de crédit est active et valide.
3. Cette confirmation est ensuite renvoyée par la passerelle au logiciel de caisse, et le terminal indique au serveur que le paiement a été approuvé.
4. Une fois validé, le terminal génère un reçu pour la transaction et l’ajoute au lot de la nuit.
5. Lorsque le système procède à la ventilation des lots à la fin de la nuit, le paiement, ainsi que tous les autres du lot, est renvoyé à la passerelle, qui crypte à nouveau toutes les informations relatives à la carte de crédit.
6. Une fois cryptées, la passerelle envoie les données de ce lot à la société de traitement, qui exécute toutes les transactions et transfère l’argent sur le compte bancaire du restaurant.

Maintenant que vous connaissez le fonctionnement du processus en amont, examinons les modèles de tarification possibles et la manière de repérer les frais cachés.

Modèles de tarification

La liste des frais de traitement des cartes de crédit et de débit est longue, mais si vous voulez traiter les cartes dans votre restaurant, vous n’avez pas d’autre choix que de les payer. Certains sont négociables, d’autres non, mais il est important de vous informer sur la nature de ces frais, leur montant et la raison pour laquelle vous les payez.

Si vous ne le faites pas, comment saurez-vous si ces frais vous ont été facturés injustement ? Mieux encore, comment pourrez-vous déterminer quels sont vos véritables frais généraux ?

Traditionnellement, le processus de paiement opère comme suit : chaque acteur qui intervient dans le paiement d’une commande est rémunéré.

– Le propriétaire du restaurant est rémunéré 

– L’entreprise de traitement perçoit sa commission de traitement

– La marque de la carte perçoit sa commission de traitement

– La banque émettrice reçoit sa commission d’interchange

Qui paie tous ces frais ? Le commerçant (c’est-à-dire vous), bien sûr. Mais les sociétés de traitement des paiements ne détailleront pas tout cela lorsqu’elles vous présenteront leur prix, car ce n’est pas attrayant. Ils feront la somme de tous ces éléments et les présenteront d’une manière plus facile à comprendre.

La façon la plus courante pour les processeurs de paiement de présenter leur prix est la suivante : % + euros par transaction ; c’est ce qu’on appelle la tarification forfaitaire.

Bien qu’il s’agisse généralement du modèle de tarification choisi par les processeurs, ce n’est pas la seule façon de présenter les choses. En fait, il existe trois modèles différents :

1. Forfaitaire

La méthode de tarification la plus simple. Vous payez un taux fixe pour chaque transaction, ni plus ni moins. La commission de traitement est un pourcentage unique et fixe composé de ce que le processeur, la société émettrice de la carte et la banque émettrice facturent. La commission de transaction est un montant fixe déterminé par le processeur et sert de tampon.

L’avantage de cette méthode de tarification est que vous savez toujours à quoi vous attendre lorsque vous recevez votre relevé du commerçant, et qu’il est beaucoup plus facile et systématique de repérer les anomalies, le cas échéant.

2. Interchange plus

Ce modèle est plus difficile à comprendre en raison de toutes les variables qui entrent en jeu lorsque vous traitez une transaction.

Par exemple :

• le montant total de la transaction
• la marque de la carte
• le type de carte
• la banque émettrice
• le processeur
• le type de saisie (manuelle, par balayage, type)
• le pays d’origine de la carte
• si vous effectuez le traitement par lots le même jour ou non

Etc.

Chacun de ces éléments a un effet sur la commission d’interchange. La commission de majoration, quant à elle, est déterminée par votre processeur, qui dispose de son propre ensemble de règles et de facteurs variables.

En définitive, chacune des transactions que vous traitez est soumise à un taux différent. Il est donc beaucoup plus difficile pour vous de savoir à quoi vous attendre lorsque vous recevez votre relevé mensuel, et la vérification des erreurs devient également un processus beaucoup plus long.

3. Progressive

Le modèle de tarification par paliers typique comporte trois catégories : qualifié, moyennement qualifié et non qualifié. Certains processeurs proposent 6 catégories, mais ils sont plutôt rares.

La tarification échelonnée est le moins apprécié de tous les modèles de tarification, car c’est celui qui est le plus trompeur. Elle se compose de frais de traitement et de transaction fixes, tout comme le tarif forfaitaire. La grande différence réside dans le fait que les transactions sont classées par catégories et que le taux fixe varie en fonction de la catégorie à laquelle elles appartiennent.

Ce qui est trompeur dans la tarification échelonnée, c’est qu’il n’y a aucun moyen pour vous de savoir à l’avance quelles transactions relèvent de quel niveau. C’est le processeur qui décide, et il ne divulgue pas ces informations. Le premier niveau de tarification, le moins cher, est celui qu’il annonce et qu’il vous propose, mais la majorité de vos transactions seront acheminées vers le niveau intermédiaire ou le niveau non qualifié.

Ce modèle finit par être assez coûteux et peut entraîner beaucoup de frustration une fois que vous recevez votre relevé. Méfiez-vous donc : si le prix est trop beau pour être vrai, il s’agit peut-être d’une tarification différenciée.

Notre point de vue

Il peut être difficile de se souvenir de la structure de chaque modèle lorsque l’on est au téléphone avec un responsable du traitement des paiements. Le moyen le plus simple de se souvenir de la structure logistique de chaque modèle est de la comparer à quelque chose d’autre que vous comprenez déjà, comme les taux immobiliers.

1. La tarification forfaitaire est comparable à l’obtention d’un taux immobilier fixe : votre contrat vous bloque à un taux fixe pour une période de temps prédéterminée.

2. La tarification interchange plus revient à obtenir un taux variable : pendant la durée de votre contrat, votre taux fluctue en fonction du “marché”.

3. La tarification échelonnée est une combinaison des deux.

Frais négociables

Quel que soit le processeur que vous choisissez ou le modèle de tarification qu’il propose, il y a toujours une marge de négociation. La commission d’interchange (payable à la banque émettrice) et la commission de cotisation (payable à la société émettrice de la carte) sont réglementées par la fédération des banques, ce qui les rend non négociables. Ces frais sont imposés à l’entreprise de traitement pour chaque transaction et sont donc répercutés sur vous.

En revanche, les frais de traitement (payables à votre prestataire de services de paiement) ne sont pas réglementés et sont entièrement laissés à la discrétion de votre prestataire. C’est là que vous pouvez (et devez) négocier.

Frais cachés

On les appelle frais cachés pour une raison bien précise : ils sont cachés dans les petits caractères. 

Il existe généralement entre 15 et 20 coûts différents qui peuvent s’appliquer à votre entreprise, et ils varient en fonction de votre contrat et de votre modèle de tarification.

• Redevance mensuelle ou annuelle 
• Frais de terminal/équipement 
• Frais de non-conformité PCI 
• Frais de rétrofacturation 
• Frais mensuels minimums
• Frais d’annulation ou de résiliation anticipée (ETF) 
• Frais de système de vérification d’adresse (SVA) 
• Frais de lot 
• Frais de demande/réinstallation 
• Frais de transaction de débit par NIP 
• Frais de passerelle de paiement 
• Frais de déclaration en ligne 
• Frais de fermeture de compte 
• Frais de localisation du commerçant 
• Frais de déclaration à l’IRS 
• Frais de relevé 
• Frais d’autorisation vocale (VAF) 
• Frais pour insuffisance de fonds (NSF) 

Ce sont les plus courants, mais il y en a d’autres. Si, à un moment ou à un autre, vous trouvez dans votre contrat préliminaire un élément que vous ne comprenez pas, n’hésitez pas à demander à votre prestataire de paiement de faire toute la lumière sur les frais qui pourraient vous être imputés. 

Non seulement vous vous assurez d’obtenir le meilleur prix possible dès maintenant, mais vous vous facilitez également la tâche en vous permettant de repérer plus facilement et plus rapidement une facturation contraire à l’éthique (si cela devait se produire) une fois que vous recevrez votre relevé mensuel.

Comment calculer le taux effectif et la marge bénéficiaire ?

Votre taux effectif est le pourcentage total de vos ventes perdues en raison des frais. Il est facile à calculer : divisez le total des frais mensuels, tels que les frais de relevé, les frais de passerelle, les frais de location d’équipement et autres, par la somme des ventes mensuelles totales.

Votre marge bénéficiaire effective est comparable à celle des processeurs qui offrent des plans d’interchange-plus ou d’abonnement.

Si le total de vos ventes mensuelles est de 10 000 euros et que vous payez 650 euros en frais de majoration (y compris les frais de relevé et les services mensuels supplémentaires), le calcul de votre majoration effective est simple :

(frais de majoration/total des ventes) x 100

= (650/10,000) x 100

= (0.065) x 100

= 6,5 %.

Cette méthode ne permet pas de comparer les processeurs à échelons ou à paiement à l’utilisation, qui ne séparent pas la marge de l’interchange. Mais il s’agit d’un calcul de base des frais de traitement des cartes de crédit qui suffira à vous mettre sur la voie.

Des changements opérationnels qui réduisent les coûts

En plus de négocier avec votre processeur et d’être attentif aux frais cachés, vous pouvez réduire les coûts de traitement en opérant quelques ajustements.

Optimisez les types de transactions

Quel que soit votre fournisseur de services de traitement ou de services marchands, vous paierez plus cher pour certains types de transactions. Par exemple :

– Les transactions par glissement coûtent généralement moins cher que les transactions par saisie.

– Le débit coûte généralement moins cher que le crédit

– La norme EMV coûte généralement moins cher que les transactions par glissement.

En tant que restaurateur, vous ne pouvez pas contrôler les méthodes de paiement que vos clients préfèrent. Cependant, il n’est pas rare que les commerçants incitent ou demandent à leurs clients de payer avec une méthode spécifique. Par exemple, lorsque vous faites le plein d’essence, vous pouvez constater que le prix est moins élevé pour les paiements en espèces que pour les paiements par carte de crédit.

Fixer le prix des produits différemment en fonction du mode de paiement est une tactique quelque peu douteuse, mais il existe des moyens d’orienter vos clients dans la direction que vous souhaitez. Par exemple, une signalisation claire ou un mot amical de la part d’un serveur peuvent indiquer clairement que vous préférez que les clients paient avec un mode de paiement particulier. 

De même, il est utile de s’assurer que l’on dispose du matériel de paiement adéquat. Le taux d’interchange de l’EMV est presque toujours inférieur à celui d’une carte glissée dans le lecteur. Toutefois, vous ne pouvez pas effectuer de transactions EMV si vous ne disposez pas d’un lecteur EMV, c’est pourquoi le fait de vous assurer de disposer du matériel de paiement adéquat est la première étape de cette initiative.

Enfin, vous devez éviter autant que possible de saisir des transactions. Non seulement ces transactions présentent généralement le taux d’interchange le plus élevé, mais elles vous exposent à un plus grand nombre de cas de fraude et à la nécessité de payer une rétrofacturation. La saisie d’un numéro de carte contourne de nombreux processus de sécurité et d’autorisation intégrés aux cartes de crédit, ce qui explique pourquoi les fraudeurs préfèrent payer de cette manière avec des cartes volées

Optez pour des paiements intégrés

Veillez à ce que votre société de traitement des cartes de crédit s’intègre étroitement à votre système de caisse. Ainsi, les données de paiement circulent de manière fluide entre votre logiciel de caisse et votre terminal de paiement, ce qui réduit la nécessité de saisir les données de la transaction. 

Les paiements intégrés facilitent l’encaissement, la rotation des tables et limitent les erreurs humaines. Et bien que cela ne réduise pas techniquement vos frais de traitement des paiements, cela peut entraîner des économies de temps (et d’argent) pour votre restaurant.

Pour mettre en œuvre les paiements intégrés, contactez votre logiciel de caisse. Chez Lightspeed, par exemple, nous offrons des paiements unifiés afin que vous puissiez traiter les transactions par carte de crédit sans quitter votre logiciel de caisse.

En plus de bénéficier d’une tarification transparente et forfaitaire, l’utilisation de Lightspeed Payments signifie que tous vos besoins en matière de caisse et de paiements sont pris en charge sous un même toit. 

Il n’est pas nécessaire de jongler avec plusieurs fournisseurs, ce qui permet de rationaliser les opérations.

Utilisez dès aujourd’hui une solution de paiement intégrée

Depuis quelque temps déjà, le marché s’oriente vers les paiements intégrés, et ce pour de bonnes raisons. Réfléchissez au type d’expérience que vous souhaitez offrir à vos clients.

De toute évidence, une communication ininterrompue entre votre terminal de paiement et votre logiciel de caisse est essentielle si vous cherchez à améliorer l’efficacité de votre processus de paiement, accroître la satisfaction de vos clients et éliminer le risque d’erreurs de paiement et de fraude. De plus, pensez à tout le temps que vous économisez en fin de journée pour clôturer votre caisse !

Les paiements non intégrés sont peut-être moins coûteux à mettre en œuvre, mais il y a un piège : le manque de communication entre votre terminal de paiement et votre système de caisse expose votre restaurant à des erreurs coûteuses. De plus, si vous rencontrez un problème et que vous avez besoin d’aide, vous devrez coordonner vos efforts avec ceux d’une tierce partie pour le résoudre.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’utilisation d’un prestataire de traitement de paiement intégré comme Lightspeed Payments, contactez l’un de nos experts sans plus attendre.