Paroles d'experts : comment gagner du temps dans la gestion comptable de son restaurant ?

D’après une étude du cabinet Plum Consulting de 2017, en moyenne, plus de 142 jours de travail en moyenne par an sont consacrés à la gestion administrative et comptable dans les TPE-PME. Les restaurateurs indépendants, en majorité dans cette catégorie, doivent donc s’accommoder de cette activité chronophage en plus de devoir composer avec un personnel en sous-effectif et une hausse des coûts de matière première.

Si les challenges pour gérer soi-même sa comptabilité et ses finances sont pléthore (saisie manuelle sujette à erreurs, pas de vision synthétique des dépenses budgétaires et de leurs rentabilités, etc), des solutions existent pour faire gagner du temps aux restaurateurs, limiter les erreurs comptables et mieux gérer leurs opérations quotidiennes.

Pennylane, l’un des pionniers de la comptatech en France, a mis au point un outil de pilotage et de gestion financière et comptable pour les professionnels de la restauration qui permet notamment à ces derniers de diviser par 4 le temps consacré à leur gestion comptable.

Dans cet entretien, Cédric du Pouget, Head of Sales de Pennylane , nous explique entre autres les atouts de déléguer la gestion de sa comptabilité à un professionnel, comment Pennylane permet de simplifier le reporting financier des restaurateurs, les avantages à connecter son logiciel de caisse à une solution comme Pennylane et comment le groupe Nouvelle Garde a libéré plus d’une semaine par mois.

Les restaurateurs peuvent gérer eux-mêmes la comptabilité de leur établissement : quels sont les avantages à déléguer cette tâche à un professionnel ?

Aucune loi n’oblige en effet les restaurateurs à faire appel à un expert-comptable ; beaucoup font cependant ce choix car il y a trois bénéfices à déléguer cette tâche :

• Se concentrer sur son cœur de métier : l’accueil, la restauration, l’expérience client…
• Éviter les erreurs et les incompréhensions avec l’administration fiscale — l’administration a beau se montrer compréhensive, il n’est jamais agréable d’avoir affaire à elle. Se reposer sur un professionnel permet d’éviter toute erreur ou malentendu.
• Bénéficier des conseils d’un expert capable de nous conseiller à chaque étape de la vie de notre activité : lors de l’ouverture d’un nouvel établissement ou en proposant un nouveau service par exemple.

La tenue de comptes frauduleux est pénalement répréhensible (amende de 500 000 € et jusqu’à 5 ans d’emprisonnement d’après la législation sur le Code du commerce) : quels autres risquer à gérer soi-même sa comptabilité lorsqu’on est novice ?

Le plus gros risque est la perte de temps. Si, comme on l’a dit plus haut, l’administration fiscale peut faire preuve de compréhension, il n’en faut pas moins dégager du temps pour résoudre un problème, gérer un sujet qui n’est pas votre spécialité — du temps pris à votre cœur de métier et des sujets plus stratégiques.

Sans compter que cette situation peut générer beaucoup de stress. Faire appel à un professionnel, c’est donc gagner en sérénité.

Quels sont selon vous les principaux défis opérationnels auxquels les restaurants et les managers opérationnels doivent faire face dans la gestion administrative de leurs établissements ?

Je vois deux grands défis pour les professionnels de la restauration :

• La gestion de leurs factures fournisseurs : elles sont faciles à perdre, difficiles à suivre et les restaurateurs perdent un temps fou à les régler. Grâce aux nombreuses intégrations de Pennylane, toutes ces factures sont récupérées et traitées automatiquement et en temps réel ; c’est un gain de temps non négligeable apprécié de nos utilisateurs.

J’ai pu voir un réel impact sur mon temps, je gagne 5 heures par semaine sur la saisie grâce à Pennylane. –  Sylvain Breton, Directeur général, Yoomy Food Group

• Le suivi de leurs ratios (marge brute, coût de revient, coût des marchandises vendues…). Ce n’est pas à vous que je vais l’apprendre : les marges sont très fines en restauration — encore plus en cette période d’austérité : entre la hausse du coût de la matière première et des salaires due à la perte d’attractivité du métier, les restaurateurs ont peu eu le temps de souffler entre la crise du COVID et la crise financière qui commence. Sur Pennylane, les restaurateurs ont accès à un tableau de bord spécialement conçu pour suivre en temps réel leurs ratios d’activité : marge brute, coût de revient, charges d’exploitation et de personnel.

Billy Pham, dirigeant du groupe BAO Family et l’un des premiers utilisateurs de Pennylane, en témoigne : “Avec Pennylane, nous voyons rapidement ce qui est rentable ou non et nous avons une visibilité des dépenses au jour le jour, ce qui est habituellement impossible sans avoir un DAF ou un expert-comptable internalisé.”

Entre le logiciel de caisse, les plateformes de livraison ou les banques : il peut être compliqué de s’y retrouver et de calculer les frais des uns et des autres. Comment Pennylane permet-il de simplifier le reporting financier des restaurateurs ?

Trois aspects majeurs de Pennylane rendent plus simple — et rapide — ce reporting financier :

• D’abord, Pennylane est une plateforme tout-en-un, c’est-à-dire qu’elle centralise automatiquement et en temps réel toute la donnée financière de l’entreprise : le dirigeant n’a plus qu’un seul outil à consulter.
• Ensuite, Pennylane est autant un outil de gestion financière qu’un logiciel de comptabilité — cela implique la disparition de nombreuses actions manuelles et chronophages : le pointage des factures par exemple.
• Enfin, Pennylane dispose à ce jour de plus de 300 intégrations — dont une avec Lightspeed 😉 et la plupart des outils plébiscités par le secteur de la restauration : les tickets Z sont récupérés automatiquement chaque soir, permettant un suivi quotidien, bien plus fin de l’activité — un élément capital à la réussite de toute entreprise entrepreneuriale.

“Avoir la bonne information au bon moment, c’est capital quand on dirige une entreprise. Avec Pennylane, j’accède facilement à toutes mes données financières, au même endroit et en temps réel.” • Alban Cacace, Dirigeant, Jinchan Shokudo

Beaucoup de restaurateurs n’ont pas de vision synthétique de leur trésorerie et de leurs performances : comment un logiciel de comptabilité en ligne comme Pennylane leur permet d’identifier les achats matière première les plus rentables, par exemple ?

Comme mentionné plus haut, Pennylane dispose d’un tableau de bord spécialement dédié aux restaurateurs qui leur permet de contrôler en un coup d’œil leurs principaux ratios d’activité : marge brute, coût de revient, charges d’exploitation et de personnel. Ce tableau de bord leur permet de se situer par rapport à la moyenne du secteur.

Pennylane dispose en outre d’un réseau étendu de cabinets d’expertise comptable partenaires (plus de 1 000 en janvier 2023) dont certains se sont spécialisés dans le secteur de la restauration — comme le cabinet AGK en région parisienne par exemple. Nous sommes donc en mesure de recommander aux restaurateurs l’expert-comptable le mieux adapté à leur situation.

Quels sont les avantages pour les restaurateurs de travailler avec une solution tout-en-un comme Pennylane ? Qu’est ce qui vous différencie des concurrents ?

Au-delà de son aspect “tout-en-un”, unique sur le marché aujourd’hui, Pennylane se distingue de deux façons :

• D’abord par sa capacité à créer un écosystème : Pennylane remplace certains outils — occasionnant un gain financier puisqu’il y a moins d’abonnements à payer — et centralise toute la donnée financière de la société, ce qui permet des gains de temps et de productivité.
• Le second point : Pennylane, si elle reste une plateforme généraliste, propose nombre de fonctionnalités et intégrations propres au secteur de la restauration — ce qui en fait un outil plébiscité aujourd’hui tant par les groupes (Nouvelle Garde, Yoomy Food Group…) que par les “petits” restaurants (Jinchan Shokudo, BARAK…).

Quels sont les avantages de connecter son logiciel de caisse à Pennylane ?

Ils sont nombreux ! En voici deux majeurs :

• La récupération automatique et journalière du Ticket Z, qui permet une analyse au jour le jour des dépenses et des ratios d’activité. Avec ce suivi quotidien, les restaurateurs savent en très peu de temps ce qui est rentable ou non.
• L’élimination d’une action manuelle sans valeur ajoutée, un gain de temps pour le restaurateur et son expert comptable — autant de temps gagné que l’un et l’autre peuvent consacrer à des sujets plus stratégiques : analyse des données ou développement d’une nouvelle offre par exemple.

Alban Cacace, dirigeant du restaurant Jinchan Shokudo et ancien auditeur financier, témoigne à nouveau :

“Avoir sa comptabilité en temps réel, ça évite aussi les mauvaises surprises que l’on découvre 5 mois plus tard. Plus on est proche du live, plus les problèmes sont identifiés et résolus rapidement.”

Pouvez-vous nous donner un exemple d’un client que vous avez accompagné dans sa stratégie de gestion administrative ou comptable : quels étaient ses principaux challenges ? Comment y avez-vous remédié ? Quels résultats ?

Oui, bien sûr ! On peut évoquer les cas de BARAK et de Nouvelle Garde.

Dans le cas de BARAK, l’enjeu principal était de gagner en sérénité et en finesse d’analyse. Mission accomplie si on en croit Victor Lognoné, le dirigeant du restaurant : “Depuis que j’ai digitalisé ma comptabilité avec Pennylane, j’ai un processus bien plus sécurisé pour récupérer mes factures fournisseurs. Recevoir le reporting du mois passé avant le 15 du mois suivant, comme c’est le cas avec Pennylane, ça change tout pour le pilotage.”

Pour ce qui est de Nouvelle Garde, la question était plutôt d’optimiser les processus et de gagner en productivité. Jérémy Rigole, RAF du groupe, raconte avoir gagné 1 semaine par mois rien qu’avec la récupération automatique des flux bancaires.