Paroles d’experts : quels avantages à travailler avec une solution de réservation en ligne ?

À l’approche des fêtes de fin d’année, le sujet de la réservation est un sujet ô combien primordial pour les restaurateurs. 

Alors qu’ils doivent jongler avec leurs opérations quotidiennes et travailler parfois en sous-effectif, une gestion fluide et optimisée du processus de réservation est un atout incontournable pour passer les fêtes de fin d’année sereinement, éviter les erreurs de réservation et perdre du temps dans l’assignation des tables.

Pierre-Olivier Bouchot, responsable commercial chez Guestonline, une solution de réservation engagée, a balayé tous les sujets qui reviennent souvent dans la bouche des restaurateurs lorsqu’il s’agit d’automatiser son processus de réservation :  expérience client, lutte contre les no-shows, synchronisation avec les plans de salle ou encore les avantages d’une intégration avec un logiciel de caisse comme Lightspeed.

Avec les fêtes de fin d’année, les restaurateurs peuvent s’attendre à voir affluer les clients en grand nombre : comment gérer au mieux cette période de rush ? 

Il faut savoir se faire accompagner et savoir se doter des bons outils. Vous savez, je pense qu’un chef, un gérant, même le personnel en salle, le responsable de salle, le manager, c’est comme tout le monde:  il n’a pas sa journée qui est extensible. 

On ne peut pas en même temps gérer une salle, gérer les clients, gérer les fournisseurs et répondre en même temps au téléphone pour prendre des réservations. C’est source d’erreur, c’est chronophage et c’est là où les outils de gestion interviennent, notamment grâce à la réservation en ligne. Le but est de se décharger d’une partie de ce travail, de pouvoir gérer plus facilement sa disponibilité. 

Pourquoi privilégier un logiciel de réservation en ligne plutôt qu’une réservation traditionnelle papier ou par téléphone ? 

Alors le premier avantage, évidemment, c’est le gain de temps. Chaque réservation en ligne, c’est 30 secondes, c’est une minute que vous gagnez et que vous ne passez pas au téléphone.

Le deuxième, c’est assurément de ne plus perdre de réservations. À partir du moment où vous n’avez pas le temps de répondre au téléphone, la réservation en ligne peut prendre le pas et prendre des réservations pour vous. Et puis surtout, vous êtes réservables 24 h sur 24 dans votre restaurant.

Le troisième point, c’est la récolte de la donnée. Avec chaque réservation en ligne, vous pouvez récolter des informations complémentaires qui peuvent ensuite enrichir parfaitement votre fichier client.

Quelles différences entre cahier de réservation numérique et centrale de réservation ? 

La différence, c’est l’indépendance. Une centrale de réservation regroupe tous les restaurants au même endroit et commissionne le restaurateur sur les réservations qui sont passées via cette plateforme.

L’outil de gestion de réservation numérique Guestonline lui même est indépendant. Le but de cet outil est de gérer au mieux la disponibilité en temps réel du restaurant sur ses propres plateformes qui lui appartiennent et qui ne sont pas commissionnées. 

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter et les faux pas à éviter lorsqu’on travaille avec un logiciel ou cahier de réservation numérique ? 

Les bonnes pratiques, ce serait d’utiliser tout le potentiel de son outil, mettre les modules de réservation sur tous ses réseaux sociaux, que ce soit le site web, mais évidemment Facebook, Instagram ou encore sa fiche Google Maps afin de capter le maximum de réservations et utiliser également les données que l’on récolte sur ses clients pour pouvoir communiquer avec eux, sécuriser ses réservations via carte bleue, proposer des menus, des offres, des événements. Donc finalement, les bonnes pratiques ou les erreurs à éviter vont de pair. 

Guestonline permet de sécuriser ses réservations prises par carte bleue avec du pré-paiement ou des garanties bancaires pour lutter contre les no-shows –  Pierre-Olivier Bouchot, responsable commercial, Guestonline

Quels sont les avantages pour les restaurateurs de travailler avec un cahier de réservation numérique comme GuestOnline ?

Guestonline est avant tout un outil de gestion de la réservation. Ça veut dire la gestion d’abord de la disponibilité du restaurant, les tables, les salles, les zones, les espaces.

Le but premier de Guestonline est de pouvoir gérer correctement la disponibilité du restaurant. Le deuxième point est assurément de centraliser toutes les réservations du restaurant. Évidemment, ça peut être les clients qui vous appellent au téléphone, mais ça peut être la collecte des données qui sont publiées sur vos différents canaux, votre site internet, votre page Facebook, votre page Google, votre page Instagram ; le but ici étant de proposer la disponibilité de votre restaurant ou de vos salles à la réservation en ligne, que vos clients puissent réserver quand ils le souhaitent. 

Un autre point, c’est la récolte de la donnée comme les adresses mail et les numéros de téléphone. Ce fichier client se constitue automatique et sans effort. Vous êtes l’unique propriétaire du fichier client, ce qui évite que vos clients soient importunés par des e-mails provenant de parties tierces ou de recommandation d’autres établissements proches.

Un outil comme Guestonline est là aussi pour vous permettre ensuite de pouvoir communiquer auprès de vos clients. Et les derniers sujets dont on entend souvent parler ces derniers temps, c’est évidemment sécuriser ses réservations prises par carte bleue avec du pré-paiement ou des garanties bancaires pour sécuriser les no- shows, les propositions des menus, des offres, des événements et listes d’attente. 

L’intégration entre Lightspeed et Guestonline permet ce gain de temps avec la synchronisation des plans de salle, l’ouverture de la table lorsque le client arrive dans le restaurant, le transfert des données des coordonnées du client et la remontée des informations comme le panier moyen. – Pierre-Olivier Bouchot, responsable commercial, Guestonline

Là encore, le but est d’affiner au maximum la disponibilité de sa salle, d’être sûr que tous ses clients puissent venir correctement et d’avoir toutes les informations sur ces clients avant qu’ils n’arrivent pour bien gérer leur accueil. 

Enfin, Guestonline est la seule solution du marché à développer un outil de réservation engagé avec son association Réservation Responsable. Le restaurateur qui opte pour cette solution propage donc sa vision d’une restauration solidaire, en participant à l’aide alimentaire dans le monde.

Le principe d’une réservation responsable est simple : 1 couvert, c’est de 0,10€ à 1€ reversé à une association qui a pour but d’accompagner des projets l’éducation via l’alimentation.

Quels avantages plus spécifiques à intégrer son logiciel de réservation en ligne à son logiciel de caisse ? 

Encore une fois, c’est le gain de temps le plus important. La connexion entre nos deux outils permet ce gain de temps avec la synchronisation des plans de salle, l’ouverture de la table lorsque le client arrive dans le restaurant, le transfert des données des coordonnées du client, la remontée des informations comme le panier moyen. Il y a toutes ces synergies entre nos deux équipes, car on se connaît depuis longtemps, ce qui permet finalement au quotidien de pouvoir travailler plus efficacement et d’améliorer l’accueil de ses clients. 

Pouvez-vous nous donner un exemple d’un client commun à Lightspeed que vous avez accompagné dans sa stratégie de réservation numérique : quels étaient ses principaux challenges ? Comment y avez-vous remédié ? Quels résultats ? 

J’ai un cas qui me vient directement, c’est le restaurant Kei à Paris. Évidemment, grâce à tout le travail de leur équipe, ils ont toujours eu beaucoup de demandes de réservations. Mais c’était du coup pas mal de temps passé au téléphone pour traiter toutes ces réservations.

Et c’est là où Guestonline les a accompagnés dans cette transition numérique en développant un module pour leur site web qui pouvait gérer les listes d’attente, la disponibilité de leurs tables, très précisément la gestion des allergies, des préférences alimentaires et récolter un grand nombre d’informations qui, derrière, faisaient gagner du temps à l’équipe dans le traitement de toutes ces données. 

On a pu réaliser un travail global avec l’équipe de Lightspeed en proposant évidemment la connexion et le transit des données entre les différents outils. Le résultat a été très simple : dès les premiers moments où on a eu de la réservation en ligne pour le restaurant Kei, on avait des centaines et des centaines de réservations et même des réservations sur liste d’attente qui étaient prises même pour les trois et quatre prochains mois.  Donc cela a permis ce gain de temps et cette disponibilité pour le restaurant.

Vous souhaitez vous aussi gagner du temps dans la gestion de vos réservations et vous prémunir contre les no-shows ? Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur l’intégration Guestonline à Lightspeed.