La gestion et l’analyse des flux de trésorerie ne sont pas forcément, si vous dirigez un restaurant ou une petite entreprise en général, la partie la plus excitante de votre activité. Pourtant, elles sont essentielles car c’est bien ça, le nerf de la guerre.
Il est conseillé de bien être accompagné dans ce domaine. La comptabilité et la gestion des flux financiers ne sont pas forcément vos expertises premières et c’est bien normal !
Cependant, leurs subtilités peuvent avoir des conséquences importantes sur votre restaurant. Par conséquent, il est nécessaire de bien comprendre les fondamentaux de l’analyse des flux de trésorerie pour prendre les bonnes décisions au bon moment.
Voyons donc précisément de quoi s’agit l’analyse de flux de trésorerie, pourquoi la conduite régulière de cet exercice est central pour votre restaurant, mais aussi les principaux enseignements à en tirer et les bons outils pour gagner du temps dans cette analyse.
- Qu’est-ce que l’analyse des flux de trésorerie (et pourquoi c’est important) ?
- Comment construire une analyse de cashflows ?
- Quelles informations principales tirer de votre analyse des flux de trésorerie ?
- Les outils pour gagner du temps sur votre analyse
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Qu’est-ce que l’analyse des flux de trésorerie (et pourquoi c’est important) ?
L’analyse des flux de trésorerie a pour objectif de fournir une photographie de la situation de trésorerie à un instant donné. Le principe est assez simple mais suffisamment puissant pour être vraiment utile et faire partie des grands indicateurs à suivre au quotidien pour votre entreprise.
Concrètement, il faut d’abord comprendre que cette analyse de trésorerie se fait toujours sur une période de temps précise, par exemple un mois. L’analyse a pour but de prendre en compte l’ensemble des mouvements de trésorerie entrants et sortants sur la période. Elle permet donc d’avoir deux grands types d’informations.
D’abord, elle permet d’obtenir la situation de trésorerie au début et à la fin de la période. Il s’agit des liquidités disponibles sur le compte bancaire de votre entreprise, pour faire simple. Vous pouvez donc savoir si vous avez plutôt plus perçu que dépensé sur la période ou non.
Il est aussi utile de comparer les périodes entre elles : souvent avec le même mois de l’année précédente dans les secteurs où la saisonnalité peut être importante comme les hôtels ou les restaurants.
Ensuite, l’analyse de trésorerie donne des informations temporelles : à quel moment de la période êtes-vous le plus fragile en termes de trésorerie ? Y a-t-il des périodes à risque où vous dépendez par exemple du paiement d’un client pour pouvoir payer vos fournisseurs ?
Vous l’avez compris, l’analyse de flux de trésorerie fait partie de la boîte à outils des petites et moyennes entreprises pour leur gestion quotidienne. Adopter un outil d’analyse devrait entrer dans votre plan de digitalisation, au même titre qu’un outil de communication intégrée type UCaaS, que votre caisse enregistreuse connectée, etc.
Comment construire une analyse de cashflows ?
L’analyse de flux de trésorerie, ou analyse de cashflows, s’appuie sur 4 grands types d’éléments :
- La balance de trésorerie en début de période
On en a déjà parlé, il s’agit tout simplement de la trésorerie disponible au début de la période considérée. Une analyse de flux de trésorerie se fait toujours sur une période délimitée et cette balance ou situation de trésorerie en est le point de départ.
- Les flux entrants ou cash inflow
Les flux entrants comprennent tout l’argent qui entre dans votre restaurant : clients payant leurs factures ou achetant vos produits, intérêts financiers perçus, impôts récupérés… peu importe, tout compte. Il s’agit en revanche bien des encaissements et non pas des factures émises.
- Les flux sortants ou cash out
Là encore, il convient de prendre en compte tous les flux de trésorerie qui sortent de l’entreprise : salaires, paiement aux fournisseurs, loyers, remboursements de dette bancaire, taxes…
- Situation de trésorerie en fin de période
Enfin, on doit prendre en compte (ou calculer) la situation de trésorerie en fin de période. La comparaison de la balance en début et en fin de période, ainsi que l’évolution de cet écart d’une période à l’autre, sera particulièrement utile.
Quelles informations principales tirer de votre analyse des flux de trésorerie ?
On a vu quels étaient les éléments qui composaient l’analyse des flux de trésorerie. Maintenant, voyons comment les analyser pour en tirer le meilleur pour la gestion de votre entreprise.
Les données de l’analyse…
Le grand avantage de l’analyse des flux de trésorerie est qu’elle est avant tout une analyse temporelle. Autrement dit, c’est la comparaison des éléments de l’analyse dans le temps qui va être intéressante.
En pratique, vous allez vous concentrer sur les éléments suivants : avez-vous un cashburn positif ? Autrement dit, avec une somme d’investissement de départ, perdez-vous de l’argent tous les mois ou bien avez-vous atteint la rentabilité ? Si votre cashburn est positif, votre plan de développement permet-il d’atteindre la rentabilité avant que votre société ne se retrouve en situation difficile ?
Si ce n’est pas le cas, il faudra envisager de recourir à des solutions de financement externes ou bien d’optimiser votre trésorerie.
Un autre élément fondamental et qu’on a déjà mentionné est la comparaison des situations dans le temps. Votre situation est-elle meilleure ou pire que l’année dernière ? Qu’il y a trois mois ? Pourquoi y a-t-il eu une évolution ? Autant d’informations qui vont vous permettre de prendre les bonnes décisions.
…et des solutions à disposition
Vous pourrez ainsi repérer des informations structurantes sur la vie de la trésorerie de votre entreprise. Y a-t-il des périodes où elle est structurellement faible, pouvant éventuellement représenter un danger en cas de retard de paiement d’un client, par exemple ? Y a-t-il des phases où au contraire elle est très confortable et qui représentent donc une marge de manœuvre pour réallouer la ressource ?
L’analyse des flux de trésorerie est en effet un atout à votre disposition pour prendre des décisions à court et à long terme. Elle permet aussi de mettre en lumière d’éventuels incidents de trésorerie qui témoignent d’une faille dans votre organisation.
Par exemple, vous pourrez remarquer, en tant que commerce (restaurant, retail…) que certains paiements par carte de crédit font l’objet d’une rétrofacturation sur la carte bancaire. Des actions simples peuvent être mises en œuvre pour limiter ce problème.
D’autres cas sont plus complexes à identifier et impliquent une réponse plus technique.
La gestion de vos pratiques de facturation, par exemple, a un impact potentiellement très important sur la gestion de votre trésorerie.
Pour tous ces cas, privilégiez des échanges fréquents avec votre cabinet d’expert-comptable. Le partage de données de trésorerie en temps réel avec votre expert comptable, de préférence via un logiciel de visioconférence, est essentiel pour aller plus loin et améliorer la gestion de votre trésorerie.
Les outils pour gagner du temps sur votre analyse
Récolter toutes les informations sur vos encaissements et décaissements, les centraliser et les retraiter pour mener une analyse des flux de trésorerie peut s’avérer particulièrement chronophage. Heureusement, des solutions existent et des logiciels peuvent vous faire gagner du temps et automatiser certaines tâches.
D’abord, il est conseillé de vous équiper d’un logiciel de caisse en ligne et automatisé. Cela vous permettra de collecter toutes les données d’encaissements, de centraliser vos différentes caisses le cas échéant et de prendre en compte les éventuels incidents de paiement.
Ensuite, un logiciel de caisse vous permettra de connecter automatiquement cette information avec des outils de comptabilité automatisés. Certaines informations dont vous aurez besoin pour mener à bien votre analyse proviennent en effet de votre logiciel de caisse, quand d’autres viendront de votre compte bancaire, etc… La centralisation et la rationalisation de la donnée facilitera grandement son analyse.
Enfin, vous pouvez également vous appuyer sur certaines solutions de gestion de trésorerie pour pointer les éléments importants de votre analyse. Une simulation sur l’avenir vous permettra également d’anticiper d’éventuelles difficultés de trésorerie qui pourraient survenir et seront détectées en fonction de la structure de votre trésorerie passée et actuelle.
Vous n’avez pas vocation à prendre le rôle de comptable ou d’expert financier et le développement de votre activité doit rester au centre de votre attention. C’est pourquoi tous ces outils sont précieux parce qu’ils vous font gagner du temps.
Une fois encore, l’objectif est ici de vous permettre de comprendre les enjeux clés de l’analyse de flux de trésorerie, pour prendre les bonnes décisions. Il est préférable d’être accompagné par des experts en gestion de trésorerie, de préférence ayant une bonne expérience dans votre secteur d’activité.
Là encore, il est possible de vous appuyer sur des solutions, non seulement pour gagner du temps mais aussi pour fluidifier le partage d’informations et donc permettre à vos conseils de vous accompagner le mieux possible. Privilégier la visioconférence, les outils partagés en cloud auxquels votre comptable a accès et entretenez une relation régulière pour garder un œil sur vos problématiques de trésorerie !
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