Comptabilité dans l'hôtellerie : 9 conseils pour éviter les faux pas

La gestion de vos finances peut être l’un des aspects les plus difficiles de la gestion d’un établissement du secteur hôtelier, surtout si vous gérez un hôtel ou un restaurant avec de nombreux éléments mobiles. Cependant, une comptabilité efficace, précise et simplifiée est essentielle à la réussite de toute entreprise.

Afin de vous aider à mieux gérer cet aspect de votre activité, nous avons rassemblé neuf conseils simples et rapides relatifs à la comptabilité de base des hôtels, qui vous permettront de garder la maîtrise de vos finances.

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Qu’est-ce que la comptabilité hôtelière ?

La comptabilité des hôtels est le terme générique utilisé pour désigner les différents processus associés à la gestion des documents financiers et des transactions dans les hôtels. Elle englobe une multitude d’éléments, depuis le suivi des recettes et des dépenses jusqu’à la gestion des coûts d’exploitation, en passant par la gestion des salaires.

L’objectif principal de la comptabilité des hôtels est d’assurer une gestion précise et efficace des transactions financières, ce qui permettra aux propriétaires d’entreprises de prendre des décisions en toute connaissance de cause et de se conformer à la réglementation.

Pourquoi la comptabilité des hôtels est-elle importante ?

La comptabilité hôtelière est un rouage essentiel du fonctionnement interne de votre entreprise, car elle fournit une image claire et précise de la santé financière de celle-ci.

Non seulement elle vous permet, à vous et à votre équipe de direction, de suivre les recettes et les dépenses de votre établissement, mais elle fournit également les outils nécessaires pour surveiller les flux de trésorerie et analyser en profondeur les données financières de votre entreprise. Votre équipe de gestion est ainsi en mesure de comprendre ce qui fonctionne ou pas, et de prendre des décisions plus éclairées en matière d’investissements, de dépenses et de croissance.

En suivant avec précision les données financières de votre entreprise, vous serez sûr de respecter la législation et la réglementation fiscales et serez prêt à fournir toute information essentielle lors d’un contrôle.

Comptabilité dans l’hôtellerie  : 9 conseils pour se lancer

Voici nos neuf conseils pour vous aider à vous familiariser avec la comptabilité de base dans l’hôtellerie.

1. Préparer l’installation

La mise en place de votre comptabilité est un processus relativement simple, pour autant que vous disposiez des informations adéquates avant de commencer.

Prenez le temps de recenser toutes les informations financières relatives à votre entreprise. Celles-ci devraient inclure tous les types de transactions qui entreront et sortiront de votre entreprise et que vous devrez suivre et déclarer, par exemple le revenu des ventes et les dépenses telles que le loyer et la masse salariale.

Vous devrez également rassembler toutes les informations financières pertinentes qui vous permettront de mettre en place rapidement et facilement vos systèmes comptables. Il peut par exemple s’agir des coordonnées bancaires de vos fournisseurs, des comptes bancaires de votre entreprise, des informations fiscales ou des prêts en cours.

Une fois que vous disposerez de ces informations, il vous sera beaucoup plus facile de mettre en place votre système comptable et de remplir vos modèles de comptabilité.

2. Choisir un système comptable

De la tenue des comptes à l’établissement du budget, en passant par la préparation des états financiers, le paiement des factures et la gestion des salaires, il y a une multitude de choses à prendre en compte lorsqu’il s’agit de gérer la comptabilité d’un hôtel. C’est pourquoi il existe un certain nombre de logiciels de comptabilité qui peuvent vous aider à automatiser et à rationaliser ces processus, pour vous permettre, en tant que propriétaire d’un ou plusieurs établissements, de vous concentrer sur la croissance et l’amélioration de votre entreprise.

Les logiciels de comptabilité sont conçus pour aider les restaurants à gérer leur processus comptable de bout en bout. Des applications comme Pennylane prennent généralement en charge des fonctionnalités telles que le suivi des ventes ou des dépenses ainsi que les rapports financiers, ce qui permet aux hôteliers-restaurateurs de garder la maîtrise de leur comptabilité.

Il est important de prendre le temps de passer en revue les caractéristiques de chaque système de comptabilité afin de déterminer celui qui répond le mieux aux besoins de votre établissement. La plupart des grandes applications comptables proposent différents niveaux d’abonnement conçus pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

3. Intégrer son logiciel de caisse à son système comptable

Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de comptabilité pour votre entreprise, il est important de vous assurer qu’il s’intégrera parfaitement à votre système de caisse.

Cette intégration signifie que toutes les transactions saisies à partir de votre logiciel de caisse — qu’il s’agisse de paiements en espèces, par carte ou en ligne — seront automatiquement ajoutées à votre système, ce qui vous épargnera d’innombrables heures de calcul après une longue journée de travail.

Votre système de caisse contient une multitude de données financières, telles que les chiffres de vente et les niveaux de stock, qui doivent toutes être incluses dans votre système comptable pour donner une image claire des finances de votre entreprise. La connexion de ces deux systèmes permet également de réduire les doubles manipulations et de garantir la synchronisation précise de vos données financières en temps réel.

4. Mettre en place des modèles comptables

Les modèles comptables sont des feuilles de calcul préconçues utilisées pour suivre et organiser les finances d’un hôtel ou d’un restaurant. Les modèles de comptabilité constituent une excellente ressource pour les propriétaires et les gérants qui souhaitent gagner du temps sur la gestion financière et rationaliser leurs processus comptables.

Vos modèles comptables faciliteront le suivi, l’analyse et l’établissement de rapports sur la santé financière de votre entreprise. Ils vous fourniront également un format normalisé pour enregistrer toutes vos transactions entrantes et sortantes afin de garantir que vos documents financiers sont à jour et exacts, de sorte que vous serez toujours prêt pour un audit ou une période d’imposition.

Si de nombreux modèles de comptabilité sont disponibles pour les propriétaires d’hôtels, il existe quatre modèles essentiels que toute entreprise devrait posséder pour garder le contrôle de ses finances.

• Plan comptable : liste des différents types de comptes que vous devez suivre, notamment les revenus, les dépenses, les actifs, les passifs et les capitaux propres.
• Compte de résultat : détaille les recettes, les dépenses et les bénéfices sur une période donnée, généralement un mois ou un trimestre. L’objectif principal du compte de résultat est de montrer les performances financières de votre hôtel et de déterminer s’il réalise des bénéfices ou s’il subit des pertes.
• Bilan : donne un aperçu de la situation financière d’une entreprise à un moment X. Il dresse la liste des actifs, des passifs et des capitaux propres de l’entreprise et montre comment ces éléments sont liés.
• Tableau des flux de trésorerie : montre les flux de trésorerie entrant et sortant d’un hôtel au cours d’une période donnée. Ces informations peuvent être utilisées pour prendre des décisions éclairées en matière de financement, d’investissement et d’autres activités commerciales.

5. S’associer à un comptable

Avec l’aide d’un système comptable et de modèles de comptabilité, il est facile de maîtriser ses chiffres et de gérer sa comptabilité en interne. Toutefois, il est souvent conseillé de faire appel à un comptable de manière sporadique tout au long de l’année, par exemple au moment de la déclaration d’impôts ou d’un audit, afin de s’assurer que tout est correct et que vous restez en conformité avec la législation.

Même si vous n’avez pas besoin d’engager un comptable à temps plein, ses services vous apporteront un soutien et des conseils précieux, qui vous aideront à atteindre vos objectifs financiers et à stimuler la croissance de votre entreprise.

6. Suivre ses revenus et dépenses

Il est essentiel de suivre régulièrement vos recettes et vos dépenses sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle. En tant que propriétaire d’un restaurant ou d’un hôtel, voici quelques-unes des principales recettes et dépenses que vous devez suivre.

Les recettes :

• Chiffre d’affaires de la restauration interne et des séjours d’hôtes
• Recettes provenant de la restauration et des événements, tels que les mariages et les fêtes d’anniversaire
• Ventes de plats à emporter et de livraisons, y compris à partir d’applications tierces telles qu’Uber
• Recettes provenant de la vente de marchandises, telles que des t-shirts de marque ou des livres de cuisine
• Recettes provenant de tiers, tels que les sites de réservation et d’enregistrement

Dépenses :

• Paie
• Loyer et factures, tels que le gaz, l’eau et l’électricité
• Assurance, telle que l’assurance responsabilité civile
• Frais de marketing et de publicité, tels que l’impression de dépliants et la publicité sur Facebook
• Coûts des stocks de nourriture, de boissons et d’autres fournitures
• Licences et permis, tels qu’une licence de vente d’alcool

En prenant le temps d’examiner vos recettes et vos dépenses, vous vous assurez que vos documents comptables sont exacts et à jour, mais cela vous permet aussi de repérer rapidement toute erreur ou divergence dans vos chiffres afin de procéder aux ajustements nécessaires.

N’oubliez pas : conservez toujours les reçus ou les factures après avoir payé vos dépenses. Cela vous aidera à établir vos rapports financiers et vous devrez peut-être fournir des reçus et des factures lors d’un audit financier ou à des fins fiscales.

7. Chiffres à surveiller

Outre les rapports comptables et le suivi des recettes et des dépenses, il existe d’autres chiffres importants à surveiller pour s’assurer que votre établissement est sur la bonne voie pour rester rentable.

En suivant chacun de ces chiffres clés, vous serez en mesure de dresser un tableau clair des performances de votre établissement et de comprendre quels sont les domaines qui fonctionnent bien ou qui ont besoin d’être améliorés.

• Coût des marchandises vendues (CMV) : le coût total de tous les ingrédients que vous utilisez pour préparer vos plats, jusqu’aux garnitures, condiments et assaisonnements. En moyenne, environ un tiers de vos recettes brutes sert à payer le coût des marchandises vendues.
• Prix de revient : la somme de vos coûts totaux de vente de nourriture, de boissons et de produits, plus les coûts de main-d’œuvre de vos employés. Vos coûts principaux doivent se situer entre 55 et 60 %.
• Coût des aliments : il indique la part de votre chiffre d’affaires global consacrée aux ingrédients et aux denrées alimentaires. Le pourcentage de ce poste doit se situer entre 28 et 35 % du chiffre d’affaires.
• Marge sur coût variable : différence entre le prix de vente d’un produit et les coûts variables associés à sa production et à son processus de vente.
• Taux de rotation des stocks : fréquence à laquelle vous remplacez vos stocks en raison des ventes.
• Seuil de rentabilité : lorsque les recettes réalisées couvrent l’ensemble des coûts.
• Marge brute : le revenu généré par la vente de vos biens et services.
• Bénéfice net : le montant restant de votre bénéfice brut après déduction des frais d’exploitation tels que les salaires et les impôts, le loyer, les factures de services publics, les ingrédients et les frais de location d’équipement.

8. Réconcilier régulièrement les comptes

La réconciliation des comptes est un processus comptable essentiel dans l’hôtellerie et la restauration, puisqu’il permet de vérifier chaque transaction sur vos comptes afin que les soldes finaux coïncident. Si vos comptes ne sont pas réconciliés, cela veut souvent dire que certaines transactions n’ont pas été enregistrées correctement, ce qui peut impliquer l’éventualité que des fonds ont été mal utilisés ou volés.

Pour éviter toute différence, il est important de veiller à réconcilier régulièrement vos comptes, idéalement une fois par jour à la fin de votre service.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité intégré à votre logiciel de caisse, toutes vos données de vente seront automatiquement synchronisées d’un système à l’autre. Cela accélère le processus de réconciliation, vous fait gagner du temps à la fin de votre journée de travail et réduit considérablement le risque d’erreurs inhérent aux calculs manuels.

9. Maîtriser les comptes fournisseurs et les salaires

La mise en place d’un processus facile à suivre pour vos comptes fournisseurs et vos salaires vous permettra de ne jamais manquer un paiement et facilitera l’établissement de vos rapports financiers.

Vos comptes fournisseurs (CF) représentent l’argent dont vous avez besoin pour payer vos fournisseurs en contrepartie des biens et des services dont ils vous gratifient. Cela va de vos partenaires de livraison aux services publics et à l’internet, en passant par le loyer de vos locaux et les fournisseurs de denrées alimentaires.

De nombreux systèmes comptables vous permettent de définir des rappels lorsqu’un paiement est dû ou d’inclure des paiements automatiques aux fournisseurs, de sorte que vous ne manquiez jamais une date limite de facturation. En prenant le temps de mettre en place ces flux de travail et en veillant à ce que votre équipe de direction soit impliquée dans le processus, vous vous assurez que votre entreprise règle toujours ses factures à temps et vous minimisez le risque d’avoir des comptes à rendre au sujet d’impayés.

À l’instar des comptes fournisseurs, il est essentiel de veiller à ce que la paie soit gérée correctement et en temps voulu. S’il est facile de supposer que cet élément concerne les salaires des employés, elle comporte bien d’autres aspects, tels que le calcul des droits aux congés et des impôts.

Tout comme pour les comptes fournisseurs, de nombreux systèmes comptables gèrent également la paie des employés. Il est ainsi facile de définir les profils des employés et de saisir leur salaire ainsi que leurs avantages sociaux afin qu’ils reçoivent toujours ce à quoi ils ont droit.

Maîtriser la comptabilité de votre hôtel

Le suivi de votre comptabilité ne doit pas être une tâche ardue ni prendre beaucoup de temps. En suivant les conseils de base qui précèdent, il vous sera facile de prendre les rênes et de gérer votre comptabilité à l’interne avec l’aide de votre équipe de gestion.

Avec l’aide d’un logiciel de caisse et d’un système comptable, vous pourrez vous assurer que les documents financiers de votre établissement sont exacts et à jour. Vous serez ainsi à même de prendre des décisions éclairées au sujet de votre entreprise et, en fin de compte, de favoriser sa croissance et sa rentabilité.

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