Comment gérer les réservations pendant les fêtes de fin d'année dans votre restaurant ?

Pour le secteur de la restauration, la période des fêtes est l’un des moments les plus charnières de l’année. Pour fluidifier leur service, les restaurateurs disposent d’un outil clé dans leur arsenal : la prise de réservation. Au-delà de la configuration technique, la planification est la clé du succès.

Voici quelques stratégies pour enregistrer des réservations pendant la période des fêtes sans affecter le flux de travail de votre restaurant. 

Pourquoi prendre des réservations ?

Les réservations de tables sont primordiales pendant les fêtes car elles vous permettent de prévoir le volume et donc de planifier vos besoins en personnel et en stocks en conséquence. 

En outre, les réservations vous garantissent un revenu qui vous permet d’établir une prévision avisée de votre chiffre d’affaires pour une soirée, une semaine ou un mois donné, en fonction du nombre de réservations enregistrées.

Sans réservations, il est difficile de prévoir avec précision vos besoins opérationnels, le risque d’un manque de personnel augmentant, tout comme une déception accrue de vos clients.

Comment planifier efficacement les réservations ?

Pour assurer une gestion fluide des réservations pendant les fêtes de fin d’année, la planification est essentielle. Voici quelques conseils pour planifier efficacement :

• Utilisez un système de réservation en ligne : un outil de réservation en ligne simplifie le processus pour les clients et vous permet de gérer les réservations en temps réel.
• Établissez une politique d’annulation : pendant les fêtes, les annulations de dernière minute sont fréquentes. Définissez une politique claire pour gérer ces situations.
• Planifiez le personnel en conséquence : anticipez la demande en personnel supplémentaire pendant les jours de forte affluence.
• Offrez des créneaux horaires flexibles : proposez des horaires de réservation flexibles pour accueillir un maximum de clients.

Comment s’adapter aux réservations de groupe dans votre restaurant ? 

Les réservations de groupe sont fréquentes pendant les fêtes, et il est essentiel de les gérer efficacement. Une manière intelligente de simplifier le processus de commande pour les groupes consiste à proposer un menu spécial pour eux. Cela permet aux organisateurs de choisir parmi une sélection prédéfinie de plats, réduisant ainsi le temps de décision.

Autre nécessité : il est judicieux de contacter les clients à l’avance. Discutez de leurs besoins spécifiques, de leurs préférences alimentaires et des éventuelles demandes particulières. Cette communication préalable garantit que tout soit prêt le jour de leur réservation.

Qui dit réservation de groupe, dit espace dédié. Si possible, réservez une zone spéciale de votre restaurant pour les groupes. Cela peut garantir une expérience agréable pour les convives, tout en évitant de mélanger les groupes avec les autres clients. Assurez-vous que l’atmosphère et la disposition de l’espace correspondent à l’ambiance festive des fêtes.

Comment éviter les surréservations ?

Les surréservations peuvent causer des problèmes majeurs pendant les fêtes. Pour les éviter, suivez ces astuces :

• Appuyez-vous sur des données historiques : analysez les années précédentes pour estimer la demande attendue. Regardez les jours et horaires les plus fréquentés pour ajuster vos réservations en conséquence. Les outils de gestion de données peuvent être précieux dans cette tâche.
• Limitez le nombre de réservations en ligne : si vous utilisez un système de réservation en ligne, assurez-vous de ne pas surcharger votre capacité. Fixez un nombre maximal de réservations en ligne par créneau horaire pour éviter les surréservations.
• Demandez des confirmations ou un prépaiement : pour minimiser les réservations non honorées, contactez les clients pour confirmer leur réservation quelques jours avant la date prévue. Cela permet de libérer des tables en cas d’annulations et de garantir que toutes les réservations sont authentiques.

 Comment optimiser la gestion des files d’attente devant votre restaurant ? 

Lorsque le restaurant est complet, une gestion efficace des files d’attente est essentielle pour satisfaire les clients. Un système de gestion des files d’attente peut aider à organiser l’attente des clients de manière fluide. 

Ces outils vous permettent d’envoyer des notifications aux clients lorsque leur table est prête, réduisant ainsi la nécessité de rester dans le restaurant. Une autre astuce consiste à proposer un système de réservation virtuelle :  en permettant aux clients de s’inscrire en ligne pour réduire le temps d’attente, un système de réservation virtuelle peut rendre l’expérience plus agréable pour les clients impatients.

Face à un afflux de clients devant vos portes (et d’autant plus si la météo n’est pas clémente en hiver !), il peut être judicieux de faire patienter votre clientèle avec des distractions telles que des boissons, des amuse-bouches ou des animations. Cela peut améliorer l’expérience des clients tout en leur faisant sentir que leur temps est valorisé.

Tirez le meilleur parti de vos réservations de table avec Lightspeed et Zenchef

En utilisant l’intégration entre le logiciel de caisse Lightspeed Restaurant et Zenchef, vous gagnez du temps grâce à la synchronisation en temps réel entre les deux outils. Terminé le temps où il fallait faire une double manipulation pour enregistrer vos réservations ; maintenant, tout est synchronis !

Autre avantage : vous pouvez créer des profils de vos convives à partir des données de réservation telles que les noms, numéros de téléphone et adresses e-mail des clients. Ces données sont partagées entre Zenchef et le système de caisse Lightspeed Restaurant pour vous aider à mieux cerner vos clients et à leur offrir des expériences sur mesure.  

Par exemple, Zenchef partage les données de réservation avec le logiciel de caisse Lightspeed afin que votre restaurant puisse collecter toute une base de données détaillée des profils des clients. De même, toutes les données relatives aux paiements du logiciel de caisse Lightspeed sont partagées avec Zenchef, ce qui permet d’exploiter pleinement les capacités du système de reporting de la plate-forme.

Armé de ces données, vous pouvez :

• Identifier les habitués de votre restaurant ;
• Envoyer des reçus sans papier aux adresses emails des clients ; 
• Cibler les clients pour le marketing et les promotions ; 
• Suivre les dépenses liées à vos réservations ;
• Identifier les menus préférés et élaborer des menus en conséquence.

Les réservations peuvent non seulement vous aider à sécuriser vos revenus et à anticiper la demande, mais avec l’aide d’un système de caisse basé sur le cloud et d’une plateforme de réservation comme Zenchef, vous pouvez capturer les données des clients pour améliorer et personnaliser leur expérience.

3 astuces pour gérer les réservations en salle pendant la période des fêtes

Afin que les clients et le personnel de votre restaurant passent un moment agréable, il est essentiel d’être stratégique dans la manière de réserver et de prendre la commande d’une table une fois celle-ci installée. L’application des stratégies suivantes fera toute la différence pour votre service de restauration pendant les fêtes. 

Répartissez les tables

Quelle est la règle d’or pour réserver une table ? Ne réservez pas plusieurs tables en même temps. Réservez plutôt deux tables à la fois, une fois toutes les 15 minutes. 

Lorsque vous faites asseoir vos clients, répartissez-les sur l’ensemble du plan de salle pour ne pas encombrer les zones de chaque serveur. De cette façon, vous éviterez de surcharger le personnel et assurerez le bon déroulement du service. Une fois les convives assis, prenez les commandes de chaque table pour éviter de submerger la cuisine avec toutes les commandes en même temps. 

Rappelez les règles de bonne convenance

Rien ne peut perturber le service tels que des clients qui arrivent en retard ou qui commandent à des moments différents. Cela peut perturber le déroulement du service et entraîner une mauvaise expérience pour le client.

Il est important de souligner avec tact à vos clients qu’ils doivent être ponctuels. Soyez ferme sur ce point. Certes, le client paie son repas, mais son expérience sera meilleure s’il arrive à l’heure. Si vous disposez d’un bar où les clients peuvent patienter avant d’être conduits vers leur table, demandez-leur d’arriver si possible plus tôt pour réduire le risque de retard. 

Demandez aux clients de commander tous les plats en même temps

Une façon de gâcher le service est de demander aux clients de commander leurs plats de façon discontinue. Il est alors difficile pour la cuisine de planifier la cadence des plats à préparer et les choses peuvent vite tourner au vinaigre. En demandant gentiment aux clients de commander tous leurs plats en une fois, vous facilitez l’organisation des plats en cuisine et la distribution rapide des plats. 

Un système sophistiqué de caisse peut vous faciliter la tâche grâce à des fonctionnalités qui facilitent la commande par plat. Avec Lightspeed Restaurant, par exemple, vous pouvez faciliter la prise de commande en sélectionnant Commande par plat dans l’écran de commande du logiciel de caisse.

Les serveurs peuvent diviser le ticket d’un client en autant de plats différents qu’ils le souhaitent. Lorsqu’il prend la commande d’un client, le serveur doit simplement appuyer sur Ajouter un plat pour ajouter un autre élément. Cela facilite la communication entre la cuisine et la salle. Les serveurs peuvent demander à la cuisine de préparer chaque plat une fois que les clients sont prêts en appuyant sur Appel suite.

Avec ou sans réservation – qu’est-ce qui est le mieux ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, le fait d’accepter des réservations est une garantie de revenus pour votre établissement. De plus, le fait de disposer d’une liste complète de réservations rend votre restaurant plus attrayant.

Mais si vous êtes un petit restaurant ou un restaurant qui démarre, il est important de permettre aux clients de découvrir votre établissement de manière spontanée – c’est pourquoi vous devez accepter les clients arrivant sans réservation. 

Avec l’expérience, vous devrez très vite repérer les périodes les plus chargées de la semaine (par exemple, les week-ends), mais anticiper les besoins opérationnels peut s’avérer un peu plus délicat si vous acceptez les entrées sans réservation. À moins que vous n’opériez dans une zone très fréquentée, les gens ont tendance à ne pas sortir autant pendant les mois les plus froids et il y a donc moins de chances de voir franchir des clients sans réservation, surtout en période post-pandémique.

Cependant, pour que de nouveaux clients découvrent votre restaurant pendant les fêtes, envisagez d’organiser une soirée sans prise de réservation. Ces soirées peuvent être difficiles à planifier (que se passera-t-il si personne ne vient ?), alors privilégiez un jour habituellement chargé de la semaine, comme un vendredi ou un samedi, pour augmenter vos chances d’attirer des clients de passage.