Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent utiliser un système de caisse certifié sous peine d’encourir une amende de 7 500 €.
Lightspeed vous éclaire sur les origines de cette réglementation, le processus à suivre pour mettre votre restaurant aux normes de la législation française et les risques encourus à travailler avec une caisse non certifiée.
Lightspeed Restaurant, la caisse enregistreuse certifiée
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Règlementation NF 525/LNE : une arme anti-fraude TVA
L’article 88 de la loi de finances de 2016 a pour objectif simple de lutter contre la fraude fiscale qui peut toucher le secteur de la restauration.
Dans le contexte de cette loi, les chiffres faramineux de la fraude fiscale dans le secteur de la restauration : l’Acedise (l’Association des constructeurs, éditeurs, distributeurs et installeurs de systèmes d’encaissement) avait chiffré cette somme autour de 4 à 11 milliards d’euros par an en France.
L’association s’était basée sur les données publiques disponibles selon lesquelles 15% des paiements dans le secteur de la restauration étaient effectués en espèces et que 10 à 30% de ces paiements n’étaient potentiellement pas déclarés (et donc non imposables).
Un manque à gagner pour les finances publiques qui a donc décidé de dégainer cette fameuse loi !
Application et fonctionnement des normes NF 525 et LNE
Si la loi a été officiellement promulguée en 2016, elle laissait jusqu’au 1er janvier 2018 aux restaurateurs pour se conformer avec la nouvelle réglementation et s’équiper d’un logiciel de caisse anti-fraude TVA.
Depuis cette date, tout commerçant enregistrant des paiements de clients doit fournir la preuve qu’il utilise un logiciel de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’objectif est d’empêcher les logiciels permissifs d’effacer des opérations de la comptabilité.
Cette certification prouve que le logiciel de caisse répond aux conditions suivantes :
Inaltérabilité
Le logiciel doit sauvegarder toutes les données d’origine qui ne peuvent pas être modifiées ultérieurement. Toutes les modifications ou annulations sont elles aussi enregistrées. Il doit également prouver l’absence de fonctions occultant des données d’encaissement.
Sécurisation
Le logiciel doit sécuriser toutes les données enregistrées pour garantir une restitution fiable. L’emploi d’une fonction « école » ou « test » destinée à l’enregistrement d’opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l’utilisation de cette fonction.
Conservation et archivage
Le logiciel de caisse doit prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle. Toutes les données cumulatives, récapitulatives, intègres et inaltérables doivent être calculées et conservées ligne par ligne grâce à un outil de traçabilité des opérations d’encaissement. Ces données doivent être enregistrées pendant six ans. Cette procédure a pour but de figer les données et de garantir l’intégrité dans le temps.
Quels sont les organismes certifiants en France ?
Pour être en conformité avec la législation, les logiciels de caisse doivent disposer d’au moins une des deux normes suivantes :
- NF 525 : délivré par l’AFNOR
- Référentiel de certification délivré par le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) sous l’égide du COFRAC.
Comment obtenir sa certification pour son restaurant ?
Il existe deux façons d’être certifié :
- Obtenir une attestation de votre éditeur de système de caisse (comme Lightspeed Restaurant)
- Obtenir un certificat d’un organisme agréé. Seuls les deux organismes précédemment mentionnés sont accrédités à certifier les logiciels de caisse : AFNOR certification pour le référentiel « NF 525 » ainsi que le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE).
Quels sont les risques à s’équiper d’un logiciel de caisse non certifié ?
En cas d’utilisation d’un logiciel ne respectant pas les exigences réglementaires de certification, l’article L-80 du livre des procédures fiscales prévoit les sanctions suivantes :
- Une amende de 7500 € pour chaque système d’encaissement et une obligation de se mettre en conformité dans un délai de 30 jours. Dépassé ce délai, si le commerçant n’est pas en conformité, il est à nouveau pénalisé d’une amende de 7500 €?
- Une obligation de payer les recettes non conformes et une pénalité de 80% sur ces recettes.
- Une amende de 15% du chiffre d’affaires pour l’éditeur du logiciel de caisse.
Si vous souhaitez vous préoccuper du coeur de votre activité et vous délaisser des réglementations contraignantes, un logiciel de caisse comme Lightspeed Restaurant vous permet de gérer et simplifier votre activité sans traces, en conformité avec la législation française.
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Lightspeed Restaurant, la caisse enregistreuse certifiée LNE
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