5 raisons d'investir dans un logiciel de caisse tout-en-un

Les systèmes de caisse ont connu une évolution notable depuis une cinquantaine d’années.

D’humbles caisses enregistreuses, ils sont devenus des logiciels sophistiqués capables de tout gérer, des ventes quotidiennes aux stocks en passant par la livraison de repas en ligne. 

Dans un secteur en constante évolution, les restaurants qui adaptent les dernières fonctionnalités clés (commande en ligne, paiements intégrés, paiements sans contact, etc) pour faire face aux aléas d’une crise sanitaire incertaine disposent d’une marge de manoeuvre supplémentaire.

Par conséquent, investir dans une logiciel de caisse permettant aux restaurateurs de gérer leurs opérations quotidiennes et de disposer de données analytiques fiables dans un même système présente des avantages considérables.

Mais quels sont les avantages réels d’un système ou logiciel de commerce tout-en-un pour votre établissement ?

Découvrez dans cet article  les 5 avantages clés qu’un système de caisse complet apporte à votre établissement et les fonctionnalités clés que vous devez rechercher dans un système de caisse pour votre établissement. 

1. Gérez votre établissement à partir d’une seule plateforme
2. Rationalisez les commandes pour gagner en efficacité
3. Acceptez de nouvelles méthodes de paiement grâce à des paiements intégrés rapides et faciles
4. Contrôlez vos marges grâce à un logiciel de gestion des stocks intégré
5. Augmentez vos profits grâce à des statistiques et des analyses détaillées

1. Gérez votre établissement à partir d’une seule plateforme

Votre système d’encaissement constitue le point central de votre établissement : considérez-le comme le système nerveux de votre établissement, qui relie tout, du menu aux opérations en salle et en cuisine, et vous permet de gérer vos tâches quotidiennes à partir d’un système centralisé.

Les systèmes de caisse sur le cloud, comme Lightspeed, stockent vos données en toute sécurité sur le cloud, de sorte que vous pouvez gérer votre établissement même si vous n’êtes pas sur place. Dès lors que vous disposez d’un appareil connecté à Internet, vous pourrez accéder à vos informations, telles que votre menu, vos prix et la présence du personnel, où que vous soyez.

Gestion du menu et des prix

Il est essentiel de disposer d’un accès facile à votre menu et à vos prix, en particulier si votre menu change régulièrement ou s’il comporte des plats du jour et des promotions hebdomadaires. Un système de caisse doté d’un système de gestion de menu intuitif permet non seulement d’ajouter facilement de nouveaux articles de menu et de nouveaux prix, mais aussi de mettre à jour rapidement et facilement les informations à la volée pour vous ou votre équipe. 

Lorsque vous recherchez un système de caisse, restez à l’affût des fonctionnalités suivantes suivantes en matière de menus et de prix :

• La possibilité d’ajouter et de modifier rapidement et facilement des produits, de créer des variantes (par exemple, petites, moyennes et grandes tailles), d’attribuer des prix, de créer des catégories (par exemple, boissons, entrées, plats principaux), de mettre en place des flux de travail de vente incitative (par exemple, demander d’ajouter un plat d’accompagnement) et de télécharger des images de produits.
• Fonctionnalité permettant de configurer des remises récurrentes, telles que les happy hours, afin que votre personnel n’ait pas à se souvenir d’entrer manuellement les remises et offres promotionnelles pour gagner du temps et accélérer le service. 
• Possibilité de créer et de programmer des changements de prix (par exemple, majoration pour jour férié ou dimanche) pour des dates ou des périodes spécifiques tout au long de l’année.

Gestion du personnel 

Le personnel dans le secteur de la restauration est souvent très diversifié, comprenant des employés en salle, en cuisine, des employés permanents, des employés temporaires, des employés à temps partiel et des employés à horaires partagés, de sorte qu’il peut être difficile de garder le contrôle sur tout le monde. 

Un système de caisse qui permet de suivre facilement chaque membre de l’équipe, ses horaires de travail et ses performances est le moyen le plus efficace de gérer et de tirer le meilleur parti de votre équipe.

Au minimum, votre système de caisse doit inclure les fonctionnalités suivantes :

• une option de suivi des présences, afin qu’il soit facile pour votre équipe de pointer à l’entrée et à la sortie de leur service et de comptabiliser les pauses ;
• Des paramètres d’autorisation variés pour s’assurer que votre équipe a accès aux fonctionnalités qui s’appliquent à leur rôle, par exemple, qui peut annuler des ventes, appliquer des remises ou supprimer des commandes ;
• Des rapports facilement accessibles pour comprendre qui sont les membres de votre équipe les plus performants, par exemple en mettant en évidence le nombre de ventes et le revenu total généré par membre du personnel. 
• Possibilité d’analyser la présence du personnel et les schémas d’affectation pour établir des prévisions salariales. 

Une communication claire entre le personnel en salle et en cuisine

Une communication ouverte et facile entre la salle et la cuisine est essentielle. Toute rupture de communication peut avoir un impact important sur votre service et peut entraîner une expérience négative pour vos clients.

Pour atténuer ce risque, votre système de caisse doit comporter des flux de travail intégrés qui facilitent la communication entre le personnel en salle et le personnel en cuisine afin de garantir que les commandes sont correctes et livrées rapidement.

Un logiciel de caisse comme Lightspeed Restaurant par exemple, possède une interface facile à utiliser, avec des catégories et des images de produits personnalisables qui facilitent la saisie des commandes et la prise de paiement par le personnel.

Le personnel de salle peut également communiquer facilement avec la cuisine via la caisse. Les commandes peuvent être marquées comme étant à consommer sur place, à retirer ou à livrer, et le personnel de cuisine sera averti sur l’écran ou via des notifications lorsqu’une table est prête pour le prochain plat.

Ue communication efficace entre les clients et le personnel de salle est également essentielle pour garantir que les commandes soient entendues et saisies correctement dans la caisse. Cependant, dans un bar ou un café bruyant et animé, cela est souvent plus facile à dire qu’à faire.

S’assurer que votre caisse est compatible avec un écran orienté vers le client permet à ce dernier de voir sa commande exacte lorsqu’elle est entrée dans la caisse. Si la commande a été mal entendue, le client peut le signaler et elle peut être modifiée immédiatement – avant d’être envoyée au barista, à la cuisine ou au bar – ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. 

2. Rationalisez les commandes pour augmenter les profits

La façon dont les clients commandent leur repas et leurs boissons a rapidement évolué au cours des dernières années, et proposer uniquement un service de restauration sur place est rarement suffisant pour rester compétitif. Les habitudes de consommation étant appelées à se diversifier, votre système de caisse doit prendre en charge les canaux de commande actuels et s’adapter pour intégrer toute nouvelle solution qui se présentera à l’avenir. 

Livraison de repas en ligne

Il est indéniable que les commandes de repas en ligne ont explosé ces dernières années, tendance qui s’est par ailleurs renforcée avec les confinements successifs en Europe. Selon Statista, le marché de la livraison de repas est estimé à plus de 182 milliards d’euros à l’horizon 2024, avec une croissance annuelle moyenne de 6% d’ici cette date.

La livraison de repas en ligne étant appelée à perdurer, il est essentiel que votre système de caisse facilite les commandes de livraison provenant d’applications de livraison tierces comme Uber Eats ou Deliveroo – afin de ne jamais manquer une vente. 

Avec Deliverect, les restaurateurs peuvent recevoir et accepter les commandes de livraison de ces plateformes tierces directement dans leur logiciel de caisse. Vous n’avez pas à vous soucier de passer d’une plateforme à l’autre ou de traiter deux fois les commandes, car toutes les commandes de livraison se synchronisent directement dans le logiciel de caisse.

Commande par code QR et menus numériques

La commande par code QR (où votre client scanne un code QR pour commander et payer sur son smartphone) via un menu numérique est un canal de commande relativement nouveau pour le secteur de la restauration – et pourtant son impact est significatif.

La digitalisation de la prise de commande est également un facteur déterminant dans la capacité des restaurants à faire face à l’avenir : d’après un sondage mené avant la réouverture des restaurants en janvier 2021, 23% des sondé-es estiment que commander via un menu numérique ou une application est un atout indispensable que les restaurants doivent mettre en place.

Bien que la commande par table via un code QR soit un canal émergent, disposer d’un menu numérique bien conçu et facilement accessible est essentiel si vous voulez augmenter vos bénéfices. La plupart des systèmes de caisse s’intègrent aux plateformes de commande par code QR comme Tabesto  ce qui vous permet d’accepter facilement les commandes via un menu numérique.

Par ailleurs, une solution comme Lightspeed Order Anywhere permet à vos clients de parcourir votre menu et commander facilement depuis un simple lien ou code QR, en plus de faciliter la vente à emporter et la possibilité de personnaliser votre menu numérique.

En bref, quels sont les avantages de la commande en ligne depuis la table ?

• Créez et personnalisez des menus numériques et ajoutez facilement des photos.
• Proposez la livraison, la commande à l’avance et la commande à table avec un code QR
• Gérez toutes vos commandes depuis la même plateforme
• Générez rapidement des codes QR
• Créez des liens Internet personnalisés pour promouvoir votre menu numérique.
• Proposez des paiements sans contact et flexibles – les clients peuvent payer directement depuis leur téléphone avec Apple Pay, Google Pay et les cartes de crédit.

Système de caisse par tablette et gestion des tables 

Le service de votre établissement peut faire ou défaire la réputation de votre établissement. Votre système de caisse doit donc être efficace et intuitif pour accélérer votre service, plutôt que de l’entraver.

Système de caisse sur tablette 

Les systèmes de caisse sur le cloud sont hyperconnectés, ce qui signifie que les commandes peuvent être prises de n’importe dans votre établissement, comment sur une tablette par exemple, et envoyées directement à la production. Cela évite au personnel de faire l’aller-retour entre le terminal de paiement et le logiciel de caisse pour saisir les commandes, mais cela leur donne aussi plus de temps pour se concentrer sur le client et acheminer plus rapidement les commandes à table.

De plus, les requêtes des clients peuvent être ajoutées simultanément et imprimées sur le même bordereau, ce qui réduit les risques de mauvaise communication et permet au client de recevoir exactement ce qu’il a commandé.

Gestion du plan de salle 

Les périodes de rush peuvent être stressantes pour tout établissement, et il arrive que des clients attendent un peu plus longtemps que nécessaire. Un système de caisse qui cartographie le plan de salle votre établissement et permet au personnel de suivre facilement le parcours des clients est le moyen le plus efficace pour votre équipe de comprendre qui a besoin d’attention et quand.

Le logiciel de caisse Lightspeed vous permet de visualiser la disposition exacte de vos tables, et un code couleur pratique permet au personnel de savoir si les tables ont reçu leur commande ou si elles attendent de payer.

Le saviez-vous ? Lightspeed s’intègre à plusieurs plateformes de réservation en ligne, comme Guestonline, ce qui vous permet d’accepter les réservations en ligne en toute simplicité. Lorsque vos clients arrivent, vous pouvez leur attribuer un numéro de table à partir de Guestonline, qui sera automatiquement synchronisé avec le logiciel de caisse Lightspeed.

De plus, les données détaillées sur les repas, telles que les dépenses moyennes et les meilleures ventes du menu, sont automatiquement synchronisées entre les deux systèmes, ce qui vous permet d’offrir une expérience personnalisée à vos clients.

3. Acceptez de nouveaux modes de paiement grâce à des paiements intégrés rapides et faciles

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, où tout va très vite, les clients recherchent la commodité et s’attendent à ce que les transactions soient rapides et faciles. Il n’est pas surprenant que les paiements en espèces soient en baisse : d’après une étude d’Oracle, seuls 33 % des consommateurs dans le monde croient que les espèces continueront d’être acceptées dans la restauration d’ici 2022. 

Comme de plus en plus de clients optent pour les cartes ou les porte-monnaies numériques, comme Apple Pay, il est impératif que votre établissement soit en mesure d’accepter une variété de méthodes de paiement. 

Avec un système de caisse capable de faciliter les paiements intégrés, vous serez toujours en mesure d’accepter de nouveaux modes de paiement, car le logiciel est régulièrement mis à jour pour s’adapter aux nouvelles exigences. De plus, le terminal d’encaissement se synchronisera automatiquement avec les terminaux de paiement, comme les TPE, en toute sécurité.

Grâce à ces fonctionnalités, il vous sera facile de : 

• accepter de nouvelles méthodes de paiement
• diviser facilement les factures par produit ou par montant 
• accepter le paiement à la table
• éviter les erreurs de saisie du personnel, ce qui signifie des paiements plus rapides et des files d’attente plus courtes.

Intégration au logiciel de comptabilité

Soyons honnêtes, les rapprochements peuvent être un véritable casse-tête, surtout à la fin d’une longue journée de travail.

Heureusement, la plupart des systèmes de caisse modernes s’intègrent à un grand nombre de plateformes comptables, comme Xero ou Sage de sorte que toutes vos transactions sont automatiquement rapprochées. 

Cela signifie que vous n’aurez plus à passer des nuits blanches à essayer de résoudre les écarts et les différences entre les factures, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte, que ce soit vos clients, votre personnel ou l’amélioration de votre menu. 

4. Contrôlez vos marges grâce à un logiciel de gestion des stocks intégré

Outre le loyer et les salaires, le coût des marchandises représente une dépense énorme pour votre restaurant.

Et, avec plus de 10% des stocks alimentaires qui ne vendent pas, de nombreux restaurateurs gaspillent inutilement des milliers d’euros par an en raison d’une gestion inefficace des stocks.

Un système de caisse avec un logiciel de gestion des stocks intégré est le meilleur moyen d’optimiser vos processus d’inventaire pour réduire les coûts et économiser de précieux euros.

Avoir une idée précise des niveaux de vos stocks, de ce que vous avez acheté par rapport à ce que vous avez vendu et de la quantité de pertes que vous générez est un élément crucial d’une gestion précise des stocks.

Comptage des stocks

Traditionnellement, les prises d’inventaire sont comptées et répertoriées sur une feuille de papier. 

Un système de caisse doté d’une fonctionnalité intégrée de comptage des stocks vous permettra de vérifier et de mettre à jour facilement les niveaux de stock afin de comprendre rapidement le coût des écarts entre le stock répertorié et le stock réel.

Les données de vos inventaires peuvent ensuite être compilées et analysées pour vous aider à identifier :

• la fréquence à laquelle vous commandez des articles en trop ou en moins
• à quelle vitesse certains articles s’épuisent 
• si vous devez augmenter ou réduire vos livraisons. 

La clé d’une gestion précise des stocks est d’effectuer des inventaires réguliers. En respectant un calendrier, vous éviterez les ruptures de stock et les pertes qui sapent vos revenus.

Le saviez-vous ? 

Lightspeed peut être utilisé sur smartphones ou tablette pour répertorier les niveaux de stock directement depuis la plateforme. Vous pouvez même affecter les stocks à différents endroits pour plus de précision, comme le réfrigérateur du bar, la réserve ou le congélateur.

Pertes et gaspillage

Un suivi précis des stocks ne consiste pas seulement à savoir ce que vous avez en main. Lorsque vous savez ce que vous avez gaspillé, vous pouvez attribuer des coûts à ces pertes et en comprendre l’impact. Lorsque vous savez pourquoi vous avez gaspillé, vous pouvez prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise, ce qui vous permet de réaliser des économies sur le long terme.

Un système de caisse doté d’une fonctionnalité de gestion des pertes vous permet de comprendre précisément le niveau de vos pertes et ses coûts associés, afin que vous puissiez prendre des mesures pour minimiser le gaspillage futur.

Mais comment ?

• en répertoriant facilement les pertes, en indiquant qui les a saisies et pourquoi.
• l’inventaire est automatiquement mis à jour dans le système de caisse lorsque les pertes sont répertoriées.
• en exécutant des rapports pour repérer les tendances au fil du temps.

Gestion des commandes et des fournisseurs

Un système de caisse capable de gérer vos fournisseurs, de leur attribuer des ingrédients et de leur passer des commandes, le tout à partir du même système, facilite et accélère les commandes pour vous et votre personnel.  

Il vous donne également une visibilité complète de bout en bout de votre chaîne d’approvisionnement, ce qui facilite la révision des commandes passées, le diagnostic de ce qui n’a pas fonctionné et l’identification des tendances, telles que les disparités entre les commandes, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent.

De plus, lorsque le stock doit être réapprovisionné, vous pouvez : 

• visualiser les commandes entrantes, marquer le stock comme reçu et répertorier les divergences.
• joindre des factures et des photos aux commandes reçues pour une traçabilité complète
• créer un bon de commande manuel en sélectionnant les articles dont vous avez besoin auprès des fournisseurs et générer un bon de commande.
• Définir des rappels par e-mail pour l’achat de certains articles : par exemple, tous les 1er et 2e mercredis du mois, vous pouvez choisir de recevoir un rappel par e-mail pour commander de nouvelles bouteilles de vin.
• Définir des commandes récurrentes. Ces commandes seront envoyées automatiquement à une heure précise pour des quantités de stock prédéterminées.
• Visualiser en temps réel les stocks disponibles par rapport aux niveaux de référence.

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques à adopter en matière de gestion d’approvisionnement, consultez notre guide complet sur la gestion optimale de la chaîne d’approvisionnement dans un restaurant.

5. Exploitez les données statistiques pour maximiser vos marges

Beaucoup de propriétaires et directeurs d’exploitations ont une assez bonne idée du fonctionnement interne de leur établissement, des jours les plus rentables et des plats qui génèrent régulièrement des revenus. 

Cependant, les suppositions ne disent pas toujours tout : il est donc essentiel d’étayer toute hypothèse par des faits concrets.

Comme les systèmes de caisse modernes raccordent tous les aspects opérationnels de votre restaurant  dans une même plateforme, – de la livraison de repas en ligne aux méthodes de paiement les plus populaires et aux membres du personnel les plus performants -, ils contiennent une mine d’informations et sont la source parfaite pour prendre des décisions avisées visant à augmenter vos revenus.

Des rapports analytiques exploitables et concis

Les rapports analytiques d’un logiciel de caisse comme Lightspeed facilitent l’analyse de vos chiffres. Les données sont présentées dans un format facile à lire, ce qui permet de repérer facilement les tendances et les éléments à retenir. Ces données sont le meilleur moyen de comprendre réellement la dynamique de votre établissement et de prendre des mesures en conséquence.

• Vue d’ensemble et performances de votre établissement – obtenez un instantané des performances de votre établissement, y compris les ventes quotidiennes, les dépenses moyennes des clients, les catégories les plus vendues et bien plus encore.
• Ventes par canal – comprenez exactement le chiffre d’affaires généré par chaque canal et ses coûts associés. Par exemple, les applications tierces de livraison, les commandes en ligne ou les ventes en salle.
• Performance des plats ou ingrédients – sachez exactement quels sont les plats les plus populaires, les plus rentables et ceux qui coûtent trop cher.
• Dépenses moyennes par table/commande – analysez combien une table dépense en moyenne et définissez des indicateurs clés de performance pour le personnel afin d’encourager la vente incitative et l’augmentation du ticket moyen par tête.
• Méthodes de paiement – Identifiez les méthodes de paiement les plus populaires, par exemple espèces, carte ou porte-monnaie numérique, et observez les tendances de paiement dans le temps.
• Performances du personnel – Examinez les performances individuelles du personnel, déterminez qui a le meilleur rendement moyen et comparez les membres du personnel.

Pour aller plus loin, découvrez les 6 indicateurs que les restaurants à succès suivent au quotidien.

Gérez votre établissement avec une plateforme de caisse de pointe

Un système de caisse entièrement intégré, comme Lightspeed, constitue le point central de votre établissement. Grâce à sa connectivité, les propriétaires et gérants disposent d’une vision globale de leur établissement, ce qui leur permet de gagner un temps précieux en rationalisant les processus et en simplifiant les opérations quotidiennes.

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